欠品とは？欠品率を下げてチャンスロスを減らす方法

・ウチのお店は品切れが多いけどなんでなんだ？

・欠品率を下げるにはどうすればいい？

・欠品をへらすよう多めに発注したら不良在庫が増えたんだけど！

イズム

お店をやっているとこんな悩みありませんか？

 

欠品はチャンスロスでその時の売上げが減るだけでなく、二度とお客さまが来なくなる危険もあります。発注の精度を上げて欠品率をさげましょう。

この記事を読めば欠品率は下がります。

製造、卸、小売の流通の業界では「欠品」はつきものです。

100％欠品をなくすのは正直言って難しいでしょう。なぜなら適正在庫で管理していても「予期せぬまとめ買い」や「仕入先の欠品」などイレギュラーが発生するからです。

ただし、発注や在庫管理などの仕組みを改善したり、欠品した際は敏速な対応をすることによって欠品率を下げることはできます。

今回は欠品に対する考え方や、欠品率の下げ方について書いていきます。

自己紹介

私は21歳で実家の酒屋に就職して、トイレ掃除や電球交換などの雑用係から店長→バイヤー→部長→取締役→30歳で独立して社長になりました。

独立した初年度の年商は3千万でしたが10年で14億まで伸ばすことができたので、今はそのノウハウをブログに書き留めています。

私の夢と目標は「利益率を上げながら売上げを伸ばす」というテーマで『イズム理論』の確立です。

これによって体系的に収益を伸ばすことができれば、会社は安泰ですし、なにより働く従業員のみなさんのお給料を上げて、会社、社長、従業員とその家族が幸せになることができます。

欠品とは？

欠品とはお客さまが商品を購入したいときに在庫が無い状態です。10個買おうとしたところ5個しかなかったら5個欠品ということになります。

欠品したことによって販売できなかったことを「チャンスロス」や「機会損失」と言って売上げに直結します。

また、下記のように言いかたは様々ですが意味はすべて同じです。

商品はまだあるが、適正在庫より少ない場合は「在庫不足」と言ったりします。次回入荷までには欠品してしまう。本来の数量がなくて陳列のボリュームが出せず売上げに貢献できていない。

このような場合は欠品の予備軍なので発注などの対応が必要です。

欠品の恐ろしさ

商売をしていて欠品ほど恐ろしいものはありません。私は常に現場で目を光らせて欠品予備軍を探して対応していました。

なぜなら、お客さまは商品が必要だからご来店下さるからです。そこで欠品をしていたらなんのお役にもたてません。それどころかご迷惑をかけてしまいます。

いくら当店の固定客でも、急ぎで欲しい商品なら他のお店に行ってしまうかもしれません。もし他店の方が安かったら、サービスが良かったら、違う商品を見つけてしまったら・・・次回から当店ではなくそちらに行ってしまうでしょう。

今回の売上げが上がらなかっただけでなく、生涯顧客を失う恐れがあるのが欠品なのです。この事実を理解しているスタッフさんは少なかったりします。

お客さまに言い訳はききません

そこに商品が無ければすべて『欠品』です。スタッフの言い訳には要注意です。

などもっともな言い訳をするスタッフさんがいたら、あなたはどうしますか？「じゃぁ仕方ないね」で終わってしまったら欠品率はさがりません。

欠品率とは？

欠品率は下記の計算式で算出できます。

欠品アイテム数÷総アイテム数×100=欠品率

例：欠品数5÷総アイテム数100×100=5％

目標は業種にもよりますが『1％を切ってください』

扱い品目が多い場合は売場や商品のジャンルに分けて管理してください。

欠品率を下げる方法

欠品率を下げるには様々な方法がありますが、ここでは番外も含めて7つ書きだしました。

①スタッフさんへ欠品の恐ろしさを伝えて意識向上

冒頭にも書いたように欠品は非常に恐ろしいものです。この恐怖をスタッフさんに伝えなければなりません。

意識レベルを見るには「欠品率」を算出した数字と、質問した返答で判断します。

欠品した商品の入荷日を質問してすぐに答えられるようなら問題ありませんが、答えられず「言い訳」をする場合は、まだ意識が低いです。

しつこいくらいに伝えないと意識が上がらない場合もあります。会社にとっては生命線でもあるので、もし同じ事が繰り返されるようならペナルティを課す必要があるかもしれません。

②適正在庫の確認

欠品発生の原因は「適正在庫」と「発注点」の精度にあります。

「適正在庫」とは過去の販売データをもとに欠品しないための在庫数量を算出した数字です。発注が週に1度なら、1週間に何個在庫があればいいかを調べます。

「発注点」とは、例えば適正在庫が10個で、残り3個になったら発注するというルールになっていたら「発注点」は3になり、発注数は7になります。

発注する担当者は少なくても１ヵ月単位の販売数量を実際の数字で確認しなければなりません。

よくある例では、導入当初は売れ行きが良く「この商品は売れてる」と認識してしまうと、仮に売上数量が落ち込んだ場合でも気付かないことがあります。

感覚で発注をしないためにも、定期的に数字を確認して「適正在庫」の修正を行ってくいださい。

③発注日が決まっているなら予備日作成

業務の効率化をはかる場合は固定した発注日を設けた方がいいのですが、ここに固執してしまうと、欠品した際に「今日は発注日じゃないから発注できない」と判断してしまうスタッフさんがいるかもしれません。

「発注日の厳守」より「欠品解消」の方がはるかに優先すべきとルールを決めて運用をしましょう

④在庫不足（欠品予備軍）を見つける

欠品を減らすには「欠品予備軍」をいかに早く発見するかにかかっています。発注担当者だけでなく、店長はもちろん、レジのスタッフさんにも気にかけてもらい「まとめ買い」などがあったら報告してもらうルールなどを設けましょう。

⑤仕入先にも協力してもらう

仕入先に欠品が多い場合は協力を要請します。すると「あの会社は欠品にうるさい」と認識してもらえて、仮に仕入れ先で在庫が不足していて、弊社とライバル会社に出荷しなくてならない場合は弊社を優先してくれる可能性が高くなります。

これは賞味期限の問題なども同じで、入荷した際の検品で「賞味期限が古い」などの場合はすぐに連絡をします。すると「あそこは欠品や賞味期限にうるさい」となって新しい商品を優先して納品してくれるようになります。

⑥トップ（社長・店長）の意識次第

結局はトップの問題意識になります。よほど意識の高いスタッフさんでない限り、トップが欠品を放置していたら現場の意識は下がって、欠品率は上がっていきます。

番外・システム化（自動発注）

欠品率を下げるまでのシステム化を構築するには、莫大なコストと労力が発生します。会社の規模にあわせて設備投資をしましょう。

差別化商品の扱いが増えるとシステムとの連携が難しくなるので、私は途中で断念した経緯があります。

これからＩＴやＡＩの技術はさらに伸びていくので、いつの日か実用できる日が来ると思います。

欠品した時の対応

欠品した際は、とにかく「発注」と「次回入荷日の確認」です。手を尽くしても入荷まで数日かかるようなら、お客様対応をしっかりとします。

そこまでするの？と思うかもしれませんが、わたしはそこまでしていました。お客さまとの信頼関係を築くには時として「損して得取れ」を選択する必要もあります。

コストのかかることなので発注担当者では判断できないケースもあるかも知れません。ここでトップの覚悟を示すことができればスタッフさんも本気になってくれます。

まとめ

いかがでしたでしょう？

何度もしつこく書きましたが、欠品は本当に恐ろしいです。気が付いたら欠品が原因で「固定客の〇〇さん最近来てくれませんねぇ」なんてことがあるかもしれません。

チャンスロスだけではなくて、生涯顧客も失う危険もあると肝に銘じて取り組みましょう。それが他社との差別化にもつながります。