こんにちはイズムです。
以前のブログで「出世をする」もしくは「部下を育成する」ための魔法の言葉をご紹介しました。
それは
「終わりました。次はなにをやりますか？」です。
今回はその振り返りと、さらにその言葉と組み合わせることによって驚異的な威力を発揮する「最強のツール」をご紹介します。このセットが上手くハマったら凄いことになりますよっ！※ツール単体でも充分な効果があります。
お店の問題点が見る見る改善されて行くので業績が伸びない訳がありません。ぜひ活用して下さい。
ラウンドレポートとは？
もったいぶっても仕方がないのでさっそくご紹介しましょう。ツールの名前は「ラウンドレポート」といいます。
使い方は簡単です。
店舗を巡回（ラウンド）して問題点と改善指示のレポートを作成することです。
えっ！それだけ？と思いましたか？
はい、たったそれだけです。
しかし、あなどってはいけません！
かなり奥の深いツールで効果は絶大！まさに「最強のツール」です。しかしその反面で、間違って使うと痛い目にあうので使用上の注意が必要です。
ラウンドレポートの使い方
ラウンドレポートの使い方はいくつかありますが、書く人の立場やレベルによって変わるので、まずは基本的な使い方をご紹介します。
記 入 者：店長、エリア、社長などチームのトップ
特記事項：実施者、優先順位
記入頻度：毎日（出勤したら必ず書く）
重要なのは毎日書くことです。
毎日書けば書く方のレベルが上がって全体の底上げになります。あなたがトップなら書き続ける努力と、部下（店長や部門長）に書かせる努力をしなければなりません。※普通の人は書き続けることができませんが、これを読んでいるあなたなら書けます！
記入者は出勤後に自分の担当するエリアを巡回して「問題点」と「改善方法」を記入します。店舗、倉庫、駐車場、トイレ、事務室・・・簡単なものから難易度の高いものまで気が付いた点はすべて書き出しましょう。
その場で自分がやってしまえば数秒で終わるものもあえて書きます。そうすることによって上司の視点が部下へ伝わり、「次からは書かれないようにしましょう」という指導ができます。※やり過ぎるとあら捜しのようになってしまうので、バランスは考えてください。
記入例
・通常の清掃では落ちない汚れがある
・陳列場所を変えた方がいい
・POP・PCの変更（大きさ、内容など）
・シフトの見直し
・販促の見直し
これらを「お客さまの目線」と「上長の目線」の両方でとらえて書いていくと、あっという間に20～30項目は埋まってしまいます。
書き終えたら特記事項として、当日の出勤者を確認して割り振りが必要な場合は実施者まで記入します。また、急ぎの案件などがある場合は優先順位まで書いておくといいです。
ただし、この特記事項はいつまでも書いてはいけません。できるだけ現場で判断ができるようにしたいので、途中からはこれまでの経験を元に現場で決めさせるようにしましょう。
メリット、デメリット
ラウンドレポートにはメリットとデメリットがあるので、しっかりと把握したうえで運用しましょう。そうすればデメリットも回避できます。
メリット
・上司の目線を具体的に指導ができる
・過去のレポートが蓄積されるので指導しやすい
・細かく指示を出さなくて済むので効率がいい
・仕事のストックがあるので部下が遊ばない
・仕事のスピードが速くなる
デメリット
・書いてないと部下が動かない
・信頼関係が築けていないと不満が出やすい
・書かれている業務を優先し過ぎてしまう
メリットに関しては説明する必要はないと思いますが、デメリットは注意が必要なので少し補足しておきます。
・書いてないと部下が動かない
書いてあることが習慣化すると「書かれる側」が自分で仕事を見つけられなくなる場合があります。書く側、書かれる側どちらも意識の問題ですが、ラウンドレポートの目的は「書かれなくても出来るようになる」もしくは「自分で書けるようになる」という事はしっかりと伝えてください。
また、言い方が悪いかもしれませんがレベルが下がると「書いていないからやってない」という事もあり得ます。極端にいうと「書いてあることしかやりません」という事にもなりかねませんので注意してください。
・信頼関係が築けていないと不満が出やすい
まだ着任して間もないとか、部下の方が年上だと特に気を付ける必要があります。最初はラウンドレポートを書いたとしても自分を中心に実施しましょう。そうすることによって有言実行で信頼関係が築けます。ある程度の信頼関係ができたら「自分は違う仕事があるので、ここに書いた内容はあなたたちにお願いします。」というスタンスで徐々に引継ぎしていきます。
・書かれている業務を優先し過ぎてしまう
やる気満々のスタッフさんにありがちなのが、早く終わらせようとする一心でわき目も降らず作業に没頭して周りが見えなくなる人がいます。あくまでもお客さまが第一優先です。役割分担をしっかり決めたり、周りも意識するように指導してあげましょう。
魔法の言葉と組み合わせ
冒頭で「終わりました。次はなにをやりますか？」という魔法の言葉を紹介しました。
あなたが今の会社で上を目指すなら、ひたすらこの言葉を使えば確実に出世できます。また、部下を育てたい場合は同じくこの言葉を使わせます。
当たり前のことに聞こえると思いますが、意外と出来ている人は少ないです。なんでもそうですが難しいのは継続です。1～2回はできてもそれ以降はお互いに大変になって続かなくなります。大事なのはそこからです。
こんな時に役立つのもラウンドレポートです。「終わりました。次は何をやりますか？」と来てくれた時に、この時にラウンドレポートが書いてあればそれをこなしてもらいます。しかし優秀なスタッフさんはそれも早々に終わらせて報告に来てくれます。
その次はどうなると思いますか？
上司はレベルの高いラウンドをたくさん書く必要が出てきます。
そうです。
優秀な部下のおかげで上司もレベルアップができるのです。お互いに大変な部分もありますが、伸びる店舗や部門はこの組み合わせが上手く機能しています。
いずれその部下がラウンドレポートを書けるようになるので、上司はさらに上の仕事ができるようになります。
会社はこの仕組みを作ることによって業績を伸ばすことができるでしょう。
継続するコツをご紹介
途中にも書きましたが重要なのは『継続』です。やり始めは出来て当然なんです。きっと1週間続く人は少ないと思います。
継続するコツは今までしてきたこととセットにしておくと続けやすいです。今回のラウンドレポートは一日の始まりにピッタリの業務内容なので「出勤したら書く」というように決めやすいです。
組合せの例
・朝礼の前後
・朝のコーヒーを飲む前後
・今まで朝一番で行っていた業務があればその前
このようになにかとセットにすると抜けにくいです。これが週に3回とかになると余計に継続がしにくくなるので、おすすめはやはり毎日です。
まずは「1ヵ月間なにがあっても必ずやる」というように決めてみてはいかがでしょう？私はこのブログを書き始めた日に、まず100記事までは毎日更新すると決めました。次の日から毎日2時間早く起きてパソコンに向かっています。
今日で85日目になりました。アーカイブを見てください8/29の「初めまして～」の記事から11/20まで85日間毎日更新していることが分かります。自分で決めたルールなので休日とか関係ありません(笑)
自分は出来るからすごいでしょ？と自慢をしたくて書いている訳でありません。ここまで偉そうに書くには自分が出来ていないとダメだからです。私が店長時代にラウンドレポートを毎日書いていたかというと私は書いていました。
時間が足りなくて書けない時は2～3個でも良いのです。書いていなくて「いや時間がなくて・・・」など言い訳するより部下との信頼関係は深まります。本当に忙しいのは見れば分かりますからね「あんなに忙しいのに3つも書いてくれてる！」となりますよ(^^)/
まとめ
いかがでしたでしょう？
「魔法の言葉」と「ラウンドレポート」このセットはとんでもない威力を発揮します。この記事を読んでくださっているあなたが今どのような立場にあるか分かりませんが、どちらか、もしくはどちらも活用すれば必ずチームは強くなります。
繰り返しになりますが、重要なのはとにかく継続です。継続するコツも一緒に活用していただけると嬉しいです！
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